Khi thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ và phát triển một cách mạnh mẽ, các hoạt động giao dịch trực tuyến từ xa đang dần trở thành xu hướng cực kỳ phổ biến hiện nay. Bên cạnh đó, việc trao đổi các thông tin và văn bản qua đường truyền internet đều được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. Đó cũng là lý do vì sao Foxit Reader ra đời và trở thành một trong những công cụ số hòa hàng đầu cho các file tài liệu PDF được thực hiện nhanh chóng và đơn giản.
Giới thiệu về công cụ số hóa Foxit Reader
Trong số rất nhiều những phần mềm ứng dụng được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, Foxit Reader dường như đang rất được ưa chuộng hơn hẳn. Vậy, bạn có biết Foxit Reader là ứng dụng, phần mềm đặc biệt gì không?
Foxit Reader với những tính năng không thể thiếu của dân văn phòng
Foxit Reader là một phần mềm ứng dụng được sản xuất chuyên để đọc các file văn bản PDF của công ty Foxit Software. Hiện tại, phần mềm này đang rất được ưa chuộng nhờ thời gian khởi động nhanh chóng, các thao tác dễ dàng và cùng với đó là kích thước file cô cùng nhẹ. Phần mềm này tương thích được với nhiều hệ điều hành khác nhau và có thể sử dụng được cả ở trên máy tính lẫn điện thoại thông minh.
Tính năng nổi bật nhất của ứng dụng chính là khả năng hỗ trợ mọi người về việc tạo, xem, chỉnh sửa hoặc ký số ở trên văn bản PDF. Đặc biệt, tính năng ký số của Foxit Reader có thể thực hiện trên bất cứ văn bản PDF nào. Đây chính là một tiện ích vô cùng tiện lợi và giúp bạn dễ sử dụng hơn qua giao diện thông minh, đơn giản.
Hướng dẫn sử dụng chức năng ký số trên Foxit Reader
Chức năng ký số ở trên Foxit Reader chắc chắn có rất ít người biết đến khi sử dụng phần mềm. Và tất nhiên, khi biết được sự hiện diện của tính năng hay ho này chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy cực kỳ tiện dụng khi sử dụng, đặc biệt là các văn bản cần ký ngay lập tức mà không thể đến tận nơi. Cụ thể để thực hiện tính năng này, bạn cần thao tác theo các bước sau đây, (dĩ nhiên bạn cần phải cài đặt ứng dụng Foxit Reader trên máy tính của mình).
Các bước thực hiện chức năng ký số văn bản
Các bước thực hiện chính xác việc ký số cho văn bản được thực hiện trên Foxit Reader như sau:
Bước 1:
Mở một file văn bản hoặc hợp đồng ở định dạng PDF với phần mềm đọc Foxit Reader.
Lựa chọn nút lệnh Protect với chức năng Sign & Certify sau đó chọn tiếp lệnh Place Signature… để bắt đầu ký số vào trong văn bản.
Các bước thực hiện ký số trên Foxit Reader
Bước 2:
Bạn di chuyển chuột và chọn khu vực mà chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản.
Lựa chọn khu vực ký số
Khi form có chứa các thông tin về chữ ký số xuất hiện trên màn hình, bạn trực tiếp chọn mục Sign.
Hình minh họa về chữ ký số
Lưu ý đối với các mục sau:
- Sign as: Lựa chọn chữ ký phù hợp (tránh trường hợp vô tình có nhiều chữ ký khác đang được sử dụng cùng một lúc)
- Reason: Lựa chọn lý do ký số cho văn bản phù hợp.
Các nục cần lưu ý
Một điều khá hay ho ở đây, bạn có thể tự mình thiết kế một mẫu chữ ký phù hợp của riêng mình hoặc ngắn gọn hơn thông qua chức năng có trong lệnh Appearance Type → Create New Style và sử dụng các lựa chọn có sẵn ở trong cửa sổ để tạo được mẫu chữ ký cá nhân theo ý muốn của mình.
Tự tạo file chữ ký cá nhân
Bước 3:
Hệ thống sẽ tiếp tục yêu cầu bạn nhập tên file mới và lựa chọn nơi lưu trữ file PDF sau khi đã hoàn tất ký số và click chuột chọn Save.
Khi hộp thoại yêu cầu bạn nhập mật khẩu xuất hiện để có thể truy xuất đến với USB Token, bạn chỉ cần nhập chính xác mật khẩu và đăng nhập là được.
Một hộp thoại yêu cầu bạn đăng nhập
Bước 4:
Khi bạn nhập đúng mật khẩu của USB Token thì phần mềm sẽ tiến hành ký số vào văn bản và xuất hiện thông tin của người ký ở ngay vị trí đã được chọn trước đó. Lúc này, các bước thực hiện công cuộc ký số mới được xem là hoàn tất.
Bạn cần kiểm tra lại một lần nữa văn bản để xem đã được ký thành công hay chưa: chọn biểu tượng cây viết được đặt ở menu bên trái để xem lại phần thông tin chữ ký số trước đó. Hoặc bạn cũng có thể nhấn chuột trực tiếp vào phần chữ ký để xác thực chúng có giá trị hay không.
Kiểm tra lại chữ ký một lần cuối cùng để xác thực
Chỉ với các thao tác đơn giản, nhanh gọn của phần mềm Foxit Reader, trong vài phút ngắn ngủi, một chữ ký số đã được ra đời và xuất hiện nhanh chóng trên văn bản, tài liệu quan trọng. Chỉ cần tính năng hay ho này, dù bạn ở gần hay xa thì việc ký tá văn bản đã không còn là điều khó khăn với công nghệ 4.0 ưu việt trên ứng dụng số của nhà Foxit. Hy vọng những chia sẻ thêm có thể giúp bạn có thêm cho mình những kiến thức và mẹo vặt hay ho.
Leave a Reply