Đặt tên file theo một quy chuẩn chung
Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn.
Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau:
_
_
_
Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau:
Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx
Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic:
Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic: Đặt tên file như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?
Xem thêm: Cách tải facebook trên máy tính
Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó
Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong. Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ.
Anh em lưu ý, cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà anh em không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc thì mệt.
Cách tạo shortcut:
- Windows: phím phải chuột vào file > Shortcut
- macOS: phím phải chuột vào file > Make Alias
Dùng cố định và thắt chặt một cách sắp xếp trên mọi máy của bạn, kể cả mây
Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ.
Tập luyện tiếp tục
Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới anh em đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều. Có thể vài lần đầu còn làm lộn, mỗi lần như vậy anh em chịu khó di chuyển file lại cho ngăn nắp. Nếu chú ý tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, anh em sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm.
Source: kubet
Category: Tải Phầm Mềm
Leave a Reply